Sectie 01
Wie we zijn en voor wie dit geldt
Cadastra B.V., statutair gevestigd in Amsterdam, biedt Cadastra aan. Cadastra is software voor vastgoedbeheer, waaronder het beheren van panden, huurders, contracten, documenten, facturen, betalingen, indexaties en communicatie.
Dit beleid geldt voor bezoekers van cadastra.nl, mensen die een demo aanvragen, gebruikers van de beta, contactpersonen van klanten en andere personen van wie Cadastra gegevens voor eigen bedrijfsdoeleinden verwerkt. Voor die verwerkingen bepaalt Cadastra waarom en hoe de gegevens worden gebruikt.
Voor privacyvragen of verzoeken kun je mailen naar privacy@cadastra.nl. Voor algemene vragen gebruik je contact@cadastra.nl. Cadastra heeft op dit moment geen afzonderlijke functionaris voor gegevensbescherming aangewezen.
Sectie 02
Welke gegevens we verwerken
Welke gegevens we verwerken hangt af van hoe je Cadastra gebruikt. We verzamelen geen gegevens die niet nodig zijn voor de betreffende functie.
- Demo-aanvraag en contact: e-mailadres, hoe je ons hebt gevonden, informatie die je zelf over je portefeuille of startmoment invult en verdere correspondentie.
- Account en organisatie: naam, e-mailadres, organisatie, rol, accountinstellingen, abonnementsstatus en inlog- of sessiegegevens.
- Vastgoedbeheer: gegevens over panden, units, huurders, contactpersonen, contracten, huurprijzen, indexaties, facturen, betalingen, meldingen en communicatie die een gebruiker invoert.
- Documenten: huurovereenkomsten en andere bestanden die een gebruiker uploadt, plus de gegevens die daaruit worden herkend en ter controle worden klaargezet.
- Techniek en beveiliging: IP-adres, browser- en apparaatgegevens, tijdstippen, foutmeldingen, logregels en informatie over gebruik en beveiligingsgebeurtenissen.
- Facturatie: factuuradres, betaalstatus, gekozen pakket en administratieve referenties. Cadastra bewaart geen volledige betaalkaartgegevens wanneer een betaalprovider de betaling verwerkt.
Gevoelige gegevens
Upload geen kopieën van identiteitsbewijzen, BSN-nummers, medische informatie of andere bijzondere persoonsgegevens, tenzij dit aantoonbaar noodzakelijk en rechtmatig is. Maak zulke informatie waar mogelijk onleesbaar voordat je een document toevoegt.
Sectie 03
Waarom we gegevens verwerken
We verwerken persoonsgegevens voor de volgende doelen en grondslagen:
- demo-aanvragen behandelen en contact opnemen over Cadastra: stappen voorafgaand aan een overeenkomst en ons gerechtvaardigd belang bij het opvolgen van aanvragen;
- accounts aanmaken, Cadastra leveren, support geven en abonnementen beheren: uitvoering van de overeenkomst;
- factureren en onze administratie voeren: uitvoering van de overeenkomst en wettelijke verplichtingen;
- de dienst beveiligen, misbruik voorkomen en storingen onderzoeken: ons gerechtvaardigd belang bij een veilige en betrouwbare dienst;
- de beta verbeteren op basis van beperkte gebruiks- en foutinformatie: ons gerechtvaardigd belang bij productverbetering;
- optionele websiteanalyse of marketingcommunicatie: toestemming, wanneer die toestemming wettelijk nodig is.
Waar we ons op een gerechtvaardigd belang beroepen, wegen we dat belang af tegen de privacybelangen van de betrokken persoon. Je kunt tegen zo’n verwerking bezwaar maken.
Sectie 04
Gegevens die klanten in Cadastra zetten
Een klant bepaalt waarom gegevens over huurders, leveranciers en andere contactpersonen in Cadastra worden vastgelegd. Cadastra gebruikt die gegevens uitsluitend om de gekozen functies te leveren, de dienst te beveiligen en instructies van de klant uit te voeren, behalve wanneer de wet iets anders verlangt.
De klant blijft verantwoordelijk voor een geldige grondslag, passende informatie aan betrokkenen, de juistheid van ingevoerde gegevens en het tijdig verwijderen van gegevens die niet meer nodig zijn. Een huurder of andere betrokkene kan zijn verzoek daarom meestal het beste eerst richten aan de verhuurder of beheerder die Cadastra gebruikt.
AI-documentverwerking en de AI-agent
Bij AI-contractimport wordt een geüpload document geanalyseerd om voorgestelde velden te vullen. De uitkomst is een concept en wordt niet zonder controle als juridisch of administratief juist beschouwd. Cadastra gebruikt klantdocumenten niet voor algemene advertentieprofielen en neemt op basis daarvan geen besluiten met rechtsgevolgen over huurders.
Dezelfde uitgangspunten gelden voor de AI-agent, die huurfacturen en indexatievoorstellen voorbereidt en die ter goedkeuring aan de klant voorlegt. De agent stelt voor; de klant beslist. Financiële handelingen worden pas uitgevoerd na een expliciet akkoord van de klant, en dat akkoord wordt met tijdstip vastgelegd in het logboek.
Klantgegevens en klantdocumenten worden niet gebruikt om AI-modellen te trainen, te finetunen of anderszins te verbeteren. Dat geldt zowel voor Cadastra zelf als voor de leveranciers die de onderliggende AI-functionaliteit leveren; die verplichting leggen we contractueel vast voordat er persoonsgegevens naartoe gaan.
Sectie 05
Met wie we gegevens delen
We verkopen persoonsgegevens niet. We kunnen beperkte gegevens delen met leveranciers die nodig zijn voor hosting, databaseopslag, authenticatie, e-mail, betalingen, foutopsporing, beveiliging en AI-functionaliteit. Zij mogen gegevens alleen gebruiken voor de afgesproken dienstverlening of wanneer de wet dat verplicht.
De concrete technische inrichting kan tijdens de beta veranderen. Voordat een nieuwe leverancier persoonsgegevens ontvangt, beoordelen we welke gegevens nodig zijn, welke contractuele en beveiligingsafspraken gelden en of dit beleid moet worden bijgewerkt.
Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte
Als een leverancier gegevens buiten de EER verwerkt, gebruiken we een wettelijk doorgiftemechanisme, zoals een adequaatheidsbesluit of de modelcontractbepalingen van de Europese Commissie, en beperken we de doorgifte tot wat nodig is.
Verder delen we gegevens alleen bij een wettelijke verplichting, voor de bescherming van rechten en veiligheid, bij een bedrijfsopvolging met passende waarborgen of wanneer jij daar uitdrukkelijk om vraagt.
Sectie 06
Hoe lang we gegevens bewaren
We bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig voor het doel waarvoor ze zijn verzameld. Als uitgangspunt gelden de volgende termijnen:
- demo- en contactgegevens: tot maximaal 24 maanden na het laatste inhoudelijke contact, tenzij je eerder om verwijdering vraagt;
- account- en klantgegevens: zolang het account of de overeenkomst actief is;
- gegevens en documenten in de dienst: tijdens de overeenkomst, met na beëindiging in beginsel 30 dagen voor export en verwijdering binnen 90 dagen;
- fiscale administratie en facturen: 7 jaar voor zover de fiscale bewaarplicht geldt;
- technische en beveiligingslogs: zo kort mogelijk en alleen langer wanneer een incident of wettelijke verplichting dat noodzakelijk maakt;
- de cookie waarin je keuze wordt onthouden: maximaal 180 dagen.
Verwijderde gegevens kunnen nog tijdelijk voorkomen in beveiligde back-ups totdat die volgens de normale back-upcyclus worden overschreven. We gebruiken zulke kopieën niet voor andere doeleinden.
Sectie 08
Welke privacyrechten je hebt
Afhankelijk van de situatie kun je vragen om inzage, rectificatie, verwijdering, beperking van de verwerking of overdracht van jouw gegevens. Je kunt bezwaar maken tegen verwerking op basis van een gerechtvaardigd belang en toestemming altijd intrekken.
Mail je verzoek naar privacy@cadastra.nl. Omschrijf welk account of contactmoment het betreft. We kunnen aanvullende informatie vragen om je identiteit te controleren. We reageren in beginsel binnen één maand en laten het weten als de AVG toestaat dat meer tijd nodig is.
Kom je er met ons niet uit, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
Sectie 09
Beveiliging en wijzigingen
We nemen technische en organisatorische maatregelen die passen bij de beta, de aard van de gegevens en de risico’s. Daaronder vallen waar toepasselijk toegangsbeperking, beveiligde verbindingen, logging, scheiding van omgevingen, updates en procedures voor incidenten.
Geen enkel systeem is volledig zonder risico. Vermoed je misbruik, een gelekt account of een mogelijk datalek, mail dan zo snel mogelijk naar privacy@cadastra.nl.
We kunnen dit beleid aanpassen wanneer de beta, techniek of wetgeving verandert. Bij een wezenlijke wijziging informeren we gebruikers via een passend kanaal. De publicatiedatum bovenaan laat zien welke versie geldt.