VvE-beheer
De VvE-administratie hoort bij het pand, niet op zolder.
Splitsingsakte in een ordner, notulen in een mailbox, het MJOP in een spreadsheet van de vorige bestuurder. Hier hangt alles aan hetzelfde panddossier als je huurcontracten.
VvE-register
Wie welk breukdeel heeft, weet je binnen tien seconden
Bij een stemming of een vraag van de notaris komt het op hetzelfde neer: wie is eigenaar van welke unit, en voor welk aandeel. Dat staat bij het pand, niet in een akte die je eerst moet opzoeken.
De VvE staat waar het pand staat
Naam, KvK-nummer, IBAN, maandbijdrage en de stand van het reservefonds. Wie het pand opent, ziet de VvE.
Elk breukdeel bij een naam
Elke eigenaar hangt aan zijn unit, met splitsingsaandeel. Verkoopt iemand, dan verhuist het aandeel mee en klopt de volgende verdeling meteen.
De akte hoef je nog één keer te lezen
Aandelen, bestemming en gemeenschappelijke delen leg je één keer vast bij het pand. Daarna leest de rest van Cadastra daaruit mee.
Vergaderen en besluiten
„Wat hebben we daar in 2023 over besloten?”
Die vraag komt elke vergadering langs, en het antwoord zit in de mailbox van iemand die er niet meer bij is. Agenda, notulen, stemverhouding en document liggen hier één klik uit elkaar.
Vergadering 14 april
6 van 6 eigenarenAgenda en uitnodigingen
Onderwerpen, type vergadering en uitnodigingen vastgelegd.
Aanwezigheid en volmachten
Quorum, aanwezigen en volmachten bij dezelfde vergadering.
Besluit gevelonderhoud
Aangenomen · verantwoordelijke toegewezen · document gekoppeld.
Het quorum klopt of het klopt niet
Datum, agenda, notulen, aanwezigen en volmachten staan bij elkaar. Of er genoeg breukdelen vertegenwoordigd waren, is achteraf geen discussie.
Een besluit met een naam eronder
Stemmen voor, tegen en onthouden, de ingangsdatum en wie het uitvoert. Een besluit zonder verantwoordelijke staat volgend jaar opnieuw op de agenda.
Het document zit aan het besluit vast
De offerte hangt aan het besluit dat hem goedkeurde, de polis aan het pand. Zoeken gaat via je vraag, niet via een mapnaam die iemand ooit verzon.
Draag het bestuur over zonder verhuisdoos
Een nieuwe bestuurder krijgt toegang en ziet meteen wat er is afgesproken en wat er nog loopt. Geen overdrachtsgesprek van drie uur.
Onderhoud en bijdragen
Het dak van 2029 kost nu al geld
Cadastra zet het geplande onderhoud, de geraamde kosten en de opbouw van het reservefonds naast elkaar. Dan weet je of die €42.000 dakbedekking straks gedekt is.
Onderhoud dat je ziet aankomen
Per onderdeel het geplande jaar, de conditie en de geraamde kosten. Schuift het schilderwerk een jaar op, dan schuift de planning mee.
Bijdragen naar breukdeel, niet naar gevoel
De maandbijdrage volgt het splitsingsaandeel van de unit. Per eigenaar en per periode zie je wat er verschuldigd was en wat er staat.
Zeg wie er achterloopt, niet dát er iets openstaat
Openstaand, betaald, te laat of kwijtgescholden, per eigenaar. Op de vergadering praat je over namen en bedragen, niet over een totaal.
Wat het je oplevert
Van gedoe naar geregeld
P / 1
De VvE-administratie zit in het hoofd van één persoon.
Vertrekt de bestuurder, dan begint zijn opvolger bij nul: welke besluiten liepen er nog, waarom betaalt nummer 3 minder. Hier hangt dat aan het pand in plaats van aan een persoon.
P / 2
Het reservefonds is een getal zonder verhaal erachter.
Er staat geld op de rekening, maar of dat genoeg is voor het dak in 2029 weet niemand. Zet de geraamde kosten per jaar naast de opbouw van het fonds, en het gesprek gaat over een bedrag.
P / 3
Je verhuurt in het pand waar je ook bestuurder van bent.
Dan houd je nu twee administraties bij over dezelfde muren. Hier hangen beide aan hetzelfde panddossier, zodat je ze naast elkaar ziet in plaats van na elkaar.
Vergelijking
Nu vs. met Cadastra
| Huidige situatie | Cadastra | |
|---|---|---|
| Eigenaren en breukdelen | De splitsingsakte erbij pakken en de percentages met de hand narekenen. | Elk aandeel staat bij de unit en de eigenaar. Bij verkoop verhuist het mee. |
| Besluitenhistorie | Notulen als bijlage in een mailbox, en hopen dat iemand ze bewaard heeft. | Besluit, stemverhouding, ingangsdatum en verantwoordelijke bij de vergadering waar het viel. |
| Meerjarenonderhoud | Een spreadsheet die na de eerste wijziging niemand meer durft aan te raken. | Onderdelen met gepland jaar, conditie, raming en indexatie, naast de stand van het reservefonds. |
| Achterstanden | Eén totaalbedrag op de vergadering, zonder namen erbij. | Status per eigenaar en per periode: openstaand, betaald, te laat of kwijtgescholden. |
| Bestuursoverdracht | Een doos, een externe schijf en drie gesprekken. Daarna blijft er altijd iets liggen. | Toegang geven. De opvolger ziet dezelfde besluiten, documenten en openstaande punten. |
| Verhuur en VvE naast elkaar | Twee administraties over hetzelfde pand, die je zelf bij elkaar houdt. | Eén panddossier. Huurcontracten en VvE-gegevens hangen aan hetzelfde object. |